Whistleblowing

INFORMATIVA IN TEMA DI C.D. “WHISTLEBLOWING” (D.LGS. 24/2023)

La presente informativa è finalizzata a comunicare a tutti gli stakeholders aziendali i contenuti, le modalità e le garanzie per l’inoltro in via riservata di segnalazioni di violazioni e illeciti ai sensi del D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 recante “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 29 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”.

Destinatario della segnalazione

La gestione del canale interno di segnalazione è affidata al Gestore delle Segnalazioni individuato nell’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D.lgs. 231/2001 con delibera del Consiglio di Amministrazione. È possibile altresì inoltrare la segnalazione all’Autorità nazionale anticorruzione (ANAC) tramite il canale esterno (art. 7 D.lgs. 24/2023) o con divulgazione pubblica tramite la stampa o mezzi elettronici.

Contenuto della segnalazione

Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi utili a consentire una diligente e appropriata verifica ed in particolare:

le proprie generalità (nome, cognome, luogo e data di nascita) o altre informazioni dalle quali possa evincersi, direttamente o indirettamente, l’identità del segnalante, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’organizzazione dell’ente, salvi i casi di segnalazione anonima;
un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti;
una chiara e completa esposizione dei fatti oggetto di segnalazione, con enunciazione dei fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione della Società, nonché degli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.
le generalità dei soggetti coinvolti, ai quali è attribuita la violazione, o altri elementi che ne consentano l’identificazione;
le disposizioni, le procedure, i protocolli e/o le istruzioni operative aziendali che si assumono violate;
eventuali documenti che possano confermare o supportare la fondatezza della segnalazione;
la volontà di beneficiare delle tutele di riservatezza previste dal D.lgs. 24/2023 in tema di whistleblowing.

Eventuali segnalazioni anonime potranno essere prese in considerazione per ulteriori verifiche solamente allorquando le informazioni ivi contenute consentano di dar corso ad un’adeguata istruttoria nel rispetto di quanto previsto dalla presente procedura e dagli artt. 4, 5 e 12 D.lgs. 24/2023.

Modalità di inoltro e gestione della segnalazione

Le segnalazioni sono effettuate in forma scritta o orale con le seguenti modalità:

In forma scritta, con modalità informatiche, tramite l’inoltro di comunicazione e-mail all’indirizzo odv@valentepali.com le cui credenziali di accesso sono a conoscenza esclusiva dello stesso Gestore delle Segnalazioni e Organismo di Vigilanza;
In forma scritta, attraverso posta ordinaria o corriere espresso, mediante spedizione di lettera raccomandata presso la sede legale della Società all’attenzione del Gestore delle Segnalazioni, in busta chiusa e con l’apposizione all’esterno della dicitura “Comunicazione riservata”;
In forma scritta, mediante piattaforma online reperibile all’URL https://valentepali.trusty.report/;
In forma orale mediante casella vocale dedicata con numero +39 0490994969, assegnata alla consultazione esclusiva dell’Organismo di Vigilanza;
In forma orale mediante richiesta di incontro diretto con il Gestore delle Segnalazioni fissato entro un termine ragionevole. In tali casi, previo consenso della persona segnalante, la segnalazione interna potrà essere documentata a cura del Gestore delle Segnalazioni mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante redazione di apposito verbale di trascrizione. In caso di redazione del verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare lo stesso mediante la propria sottoscrizione;
Su sua richiesta, la persona segnalante è sentita anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.

Nel caso di segnalazione effettuata oralmente, previo consenso della persona segnalante, essa è documentata mediante registrazione su dispositivo o verbale, che la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.
La segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso dal Gestore delle Segnalazioni è trasmessa a cura del ricevente e nel rispetto delle garanzie di riservatezza a quest’ultimo entro sette giorni dal suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.
Il Gestore delle Segnalazioni rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione, potendo richiedere ogni integrazione utile o necessaria. Esso procede a sentire la persona coinvolta, anche ove lo richieda, anche mediante procedimento cartolare, attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti. Il Gestore fornisce riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione. In qualunque momento il segnalante può chiedere informazioni al Gestore delle Segnalazioni sullo stato di avanzamento del procedimento mediante l’invio di apposita richiesta, con le modalità usate per la trasmissione della segnalazione.

Obbligo di riservatezza

Il contenuto e l’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui essa possa evincersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate, senza il consenso della persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni ed espressamente autorizzate a trattare tali dati.

Misure di protezione

Nei confronti del segnalante si applicano le misure di protezione previste dal capo III del D.lgs. 24/2023 ed in particolare:
Divieto di ritorsione – il segnalante non potrà essere destinatario di ritorsioni in ragione della segnalazione effettuata, tali intendendosi: licenziamento, sospensione o misure equivalenti; retrocessione di grado o mancata promozione; mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell’orario di lavoro; sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa; note di merito negative o referenze negative; adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria; coercizione, intimidazione, molestie, ostracismo; discriminazione o comunque trattamento sfavorevole; mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine; danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi; annullamento di una licenza o di un permesso; richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Gli atti assunti in violazione del divieto di ritorsione sono nulli. Le persone che siano state licenziate a causa della segnalazione hanno diritto a essere reintegrate nel posto di lavoro, ai sensi dell’art. 18 L. 300/1970 o dell’art. 2 D.lgs. 23/2015, in ragione della specifica disciplina applicabile al lavoratore. Il segnalante destinatario di atti di discriminazione ha altresì diritto ad adire l’autorità giudiziaria affinché adotti tutte le misure, anche provvisorie per assicurare tutela alla situazione giuridica soggettiva azionata, ivi compresi il risarcimento del danno, la reintegrazione nel posto di lavoro, l’ordine di cessazione della violazione del divieto di discriminazione e la dichiarazione di nullità degli atti così adottati.
Limitazione della responsabilità – non è punibile l’ente o la persona che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione è stata effettuata.
Rinunce e transazioni – le rinunce e le transazioni, integrali o parziali, che hanno per oggetto i diritti e le tutele previsti dal D.lgs. 24/2023 non sono valide, salvo che siano effettuate nelle forme e nei modi di cui all’art. 2113 co. 4 c.c.

Nota informativa
Con la presente comunicazione si rende altresì noto che:

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.
Nell’ambito di eventuale procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità.
La persona segnalante dovrà essere avvisata mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, nella ipotesi di cui sopra, nonché nelle procedure di segnalazione interna ed esterna quando la rivelazione della identità della persona segnalante e delle informazioni ad essa relative è indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
Ove sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua r
esponsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, le tutele di cui al capo III del D.lgs. 24/2023 non sono garantite e alla persona segnalante o denunciante è irrogata una sanzione disciplinare. La disposizione si applica anche nei casi di segnalazione o denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o divulgazione pubblica anonime, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni, nonché nei casi di segnalazione presentata alle istituzioni, agli organi e agli organismi competenti dell’Unione europea.

Privacy e Trattamento dei dati personali

Titolare del Trattamento dei dati personali è VALENTE SRL, con sede in via L. Galvani 2/4 – 35011 Campodarsego (PD), c.f. e p.iva 00257760280, in persona del legale rappresentante, che opera mediante il Gestore delle Segnalazioni individuato nell’Organismo di Vigilanza nominato ai sensi del D.lgs. 231/2001 con delibera del Consiglio di Amministrazione.

Categorie di dati personali

In linea di principio, il sistema di segnalazione illeciti può essere utilizzato dal segnalante anche mantenendo l’anonimato e quindi senza fornire dati personali e in particolare la propria identità. Il conferimento dei dati personali è facoltativo e pertanto l’eventuale mancato conferimento dei dati non pregiudicherà il diritto a ricevere un riscontro alla segnalazione, e a godere delle tutele previste dalla legge.
I dati personali potranno essere acquisiti dalla Società in quanto contenuti nella segnalazione o negli atti e documenti a queste allegati, oppure tramite specifici approfondimenti istruttori. Le persone a cui si riferiscono i dati personali trattati sono, tra l’altro i) persone a conoscenza dei fatti segnalati, o che comunque vengono richieste di fornire informazioni a fronte di una segnalazione ii) “soggetti coinvolti” (cioè incolpati della violazione oggetto della segnalazione), iii) “soggetti tutelati” (cioè che godono delle tutele inderogabili previste dalla normativa a fronte di una segnalazione), iv) altre persone che a vario titolo possono essere messe a conoscenza della segnalazione.

Trasferimento e destinatari dei dati personali

Il Titolare nel rispetto della tutela della riservatezza dell’identità del segnalante, potrà condividere i dati, in conformità al principio di stretta necessità, proporzionalità e minimizzazione, con:

Soggetti terzi espressamente designati come Responsabili esterni del Trattamento;
Autorità esterne competenti (es. autorità giudiziaria o amministrativa, organi di polizia, guardia di finanza, ANAC – Autorità Nazionale Anticorruzione, etc.) solo nell’ambito di una indagine o di un giudizio penale, amministrativo o civile;
Studi e/o consulenti legali, consulenti di compliance aziendale e/o altri soggetti necessariamente coinvolti nel processo di gestione della segnalazione.

Modalità del trattamento e misure di sicurezza

La Società adotta misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la protezione dei dati e la riservatezza, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del D. lgs. n. 24/2023 – con particolare riferimento all’identità del segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nelle segnalazioni, del contenuto delle stesse e relativa documentazione.
Il trattamento dei dati è svolto con modalità cartacee ed anche telematiche ad opera di soggetti formalmente incaricati. Il trattamento non prevede processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, rientranti nell’ambito di applicazione dell’art. 22 Reg. UE 2016/679.
I dati personali sono conservati su server ubicato all’interno dell’Unione Europea. Il titolare ha svolto una valutazione di impatto e predisposto adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati personali.

Base giuridica e finalità del trattamento

I dati saranno trattati per le seguenti finalità: i) valutare l’ammissibilità e fondatezza della segnalazione di illeciti comunicata, ii) applicare le misure di tutela e supporto dei soggetti protetti dalla normativa, iii) dare seguito alla segnalazione e, se possibile, misure di risposta ai risultati di una segnalazione, iv) applicare eventuali misure disciplinari o altre sanzioni contro chi segnala con dolo o colpa grave, o contro eventuali soggetti coinvolti ai quali sia addebitabile la violazione segnalata, v) difesa o accertamento di nostri diritti nel contesto di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali e nell’ambito di contenziosi civili, amministrativi o penali sorti in relazione alla segnalazione effettuata, vi) adempiere a qualsiasi obbligo previsto da una legge, da un regolamento o da un’altra normativa applicabile.
Tenuto conto della normativa di riferimento, il trattamento dei dati si fonda sull’obbligo di legge a cui è soggetta la Società in quanto Titolare del trattamento (art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR) ai fini del rispetto delle prescrizioni di cui al D. Lgs 24/2023, e, per quanto concerne gli eventuali dati particolari riportati volontariamente dal Segnalante, la condizione abilitante è da rinvenirsi nei motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione e degli Stati Membri in relazione alla motivazione per cui è stata disposta la normativa whistleblowing (art 9, par. 2, lett. g) del GDPR ed art. 2 sexies par. 1 del D. Lgs 196/03), nonché, in relazione ai dati particolari, nell’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’Interessato in materia di diritto del lavoro (art. 9, par. 2, lett. b), GDPR).
Sarà, di caso in caso, richiesto il preventivo consenso del Segnalante (art. 6 par. 1 lettera a) del GDPR) ai sensi del D.lgs. 24/2023, in particolare:

nel caso in cui il dar Seguito alla Segnalazione comporti, da parte della Società, l’adozione di procedimenti disciplinari e qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione ricevuta e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, detta Segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità;
quando la Segnalazione è effettuata tramite sistema di messaggistica vocale registrato (come previsto nella Procedura), per poter consentire, a cura del personale addetto, la relativa documentazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante trascrizione integrale. In caso di trascrizione, la persona segnalante può verificare, rettificare o confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione;
quando, su richiesta della persona segnalante, la segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro con il personale addetto, per cui previo consenso della persona segnalante, la segnalazione è documentata a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale (come previsto nella Procedura). In caso di verbale, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.

Base giuridica del trattamento per le finalità sub i), ii) e iii) (in relazione alle finalità di attuare misure di risposta ai risultati di una segnalazione, strettamente necessarie per rimuovere le conseguenze della Violazione segnalata) è l’esigenza di adempiere agli obblighi previsti a carico del Titolare dalla legge, da un regolamento o da un’altra normativa.
In relazione alle finalità di attuare misure di risposta ai risultati di una segnalazione, eventualmente diverse da quelle strettamente necessarie per rimuovere le conseguenze della Violazione segnalata, la base giuridica è l’interesse legittimo del Titolare di migliorare l’assetto dell’organizzazione.
In relazione alle finalità disciplinari o sanzionatorie, la base giuridica è l’interesse legittimo del Titolare di perseguire in sede disciplinare o sanzionatoria eventuali inosservanze della Procedura Whistleblowing del Titolare e/o, più in generale, della normativa relativa al whistleblowing.
In relazione alle finalità di difesa o accertamento di nostri diritti nel contesto di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali e nell’ambito di contenziosi civili, amministrativi o penali sorti in relazione alla segnalazione effettuata, la base giuridica è l’interesse legittimo del Titolare di esercitare la difesa dei propri diritti.
I dati personali che appaiano non ragionevolmente pertinenti e utili al trattamento di una specifica Segnalazione non sono raccolti o, se ricevuti o raccolti accidentalmente, devono essere prontamente cancellati da parte dei Gestori della Segnalazione competenti rispetto alla Violazione.
Allo stesso modo, saranno cancellati i dati personali eventualmente segnalati e riferiti a comportamenti non compresi nell’ambito di applicazione della legge e/o della Procedura Whistleblowing del Titolare. Se le informazioni ricevute contengono dati personali particolari di cui all’art. 9 del GDPR, saranno cancellate immediatamente, senza essere registrate ed elaborate. Se si stabilisce che le informazioni fornite o parte di esse non sono veritiere, devono essere immediatamente cancellate non appena tale circostanza emerge, a meno che la mancanza di veridicità possa costituire un reato, nel quale caso le informazioni saranno conservate per il tempo necessario durante il procedimento legale.

Conservazione dei dati personali

I dati di segnalazione e la relativa documentazione saranno conservati per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque al più tardi non oltre 5 (cinque) anni (in Italia) dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione (nel rispetto degli obblighi di riservatezza delle informazioni nonché di limitazione della conservazione, previsti dalle normative applicabili in materia).Successivamente a tale termine, le segnalazioni verranno eliminate dal sistema, oppure conservate in forma anonimizzata, fatta salva l’eventuale esigenza di conservazione per tutto l’ulteriore tempo necessario all’espletamento di un procedimento amministrativo o giudiziario già avviato o per procedimenti investigativi ai sensi del Codice di Procedura Penale.

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